С помощью электронных документов компания может сэкономить до 1 млн гривен только на бумаге. Кейс Rocket о работе с ЭДО

13.09.2021
4973

Фото: Telemetr

Ольга Грицаенко, главный бухгалтер доставки еды Rocket, в колонке для Retailers рассказала, почему компания начала работать с электронными документами и как это повлияло на бизнес.


Сервис быстрой доставки Rocket работает с электронными документами с момента основания компании — с 2018 года. 

Мы сразу начали использовать электронный документооборот (ЭДО), потому что это комфортный и быстрый способ для обмена документами с поставщиками. Вся первичная документация (счета, акты выполненных работ и т.д.) и договора хранятся в электронном виде. Работать с бумажными документами мы даже не пробовали и стремились максимально автоматизировать все процессы еще на старте. К тому же, ЭДО значительно ускоряет сотрудничество с контрагентами.

За весь период существования Rocket мы подключили более 75% контрагентов к нашему провайдеру электронного документооборота. В основном это малый бизнес, который раньше вообще не использовал ЭДО или исключительно для налоговой отчетности. Подключаем контрагентов сразу же на этапе подписания договоров, где и зафиксирована эта информация.

Что дает работа с ЭДО?

Экономия времени и средств. Бухгалтерия освободилась от большого куска рутинной работы и имеет возможность потратить это время на другие задачи. В среднем мы ежемесячно отправляем до 20 000 документов, на что уходит около 8-10 часов. В случае с бумажным документооборотом, в среднем лишь на отправку одного договора, надо потратить не менее 20 минут. 

Сокращение расходов на бумагу и почтовые услуги. В среднем в месяц для обеспечения деятельности компании необходимо было бы закупать около 500-600 пачек бумаги, а это примерно 50 000 - 60 000 грн. То есть в год мы экономим на этом почти миллион гривен.

Экологичность. Еще одна причина отказаться от печатных документов. Для нас это одна из составляющих корпоративной социальной ответственности. Как известно, бумажная промышленность является третьим в мире промышленным загрязнителем воздуха, воды и почвы. А за день работы обычного офиса в помойку попадает до 45% распечаток.

Скорость. С провайдером мы в короткие сроки подключаем новых контрагентов, быстро обмениваемся документами и без проблем налаживаем сотрудничество со всеми формами бизнеса. Наши сотрудники теперь тратят на поиск документов намного меньше времени. И не ждут их неделями. Это позволяет рационально использовать рабочее время и быть более продуктивными.

Конечно, до сих пор остается доля партнеров, неохотно воспринимают новость о работе с ЭДО. Это нормально, ведь нередко нововведения вызывают сопротивление и нежелание перестраиваться. Однако глобальной диджитализации не избежать, и чем быстрее бизнес это признает, тем быстрее возрастет уровень обслуживания в стране.

Необходимо развеять страх компаний и повышать осведомленность о возможностях электронного документооборота. Ведь в некоторых компаниях до сих пор есть стереотип, что ЭДО не имеет юридически правой силы или же это опасный способ подписания документов. Однако уже есть достаточно примеров и использования в суде электронных документов, и успешного прохождения налоговых проверок с ними. Кстати, недавно в Налоговом кодексе закрепили норму, что в случае проверок компания имеет право предоставлять в электронной форме копии документов, которые проверяются. То есть никаких юридических ограничений работать с электронными документами не существует.

Читайте свежие новости и аналитику о ритейле и интернет-торговле в Украине на нашей странице в Facebook, на нашем канале в Telegram, а также подписывайтесь на нашу еженедельную e-mail рассылку.