60–80% економії і документи за хвилини: як ритейл переходить на EDI і що це дає

Фото: колаж Retailers

Сьогодні EDI, або електронний обмін даними — must-have інструмент, який дозволяє бізнесу працювати швидше, ефективніше і безперебійно. 

Retailers поговорили з представниками “Вчасно” та керівником “Вчасно.EDI” Володимиром Шалигіним про те, як їхні сервіси допомагають ритейлу автоматизувати документообіг, впроваджувати електронні накладні і залишатися стійкими навіть у складних умовах.

Користь від EDI відчувають майже одразу

Компанія "Вчасно" входить до трійки лідерів EDI-ринку України. Її продукти вже допомагають сотням мереж і тисячам постачальників забути про паперову тяганину

За словами представників компанії, їхній успіх пояснюється трьома причинами. 

“Ми маємо екосистему сервісів “Вчасно”, до якої входять одразу сім продуктів: Вчасно.ЕДО, Вчасно.EDI, Вчасно.ТТН, Вчасно.КЕП, Вчасно.Каса, Вчасно.Кадри і Вчасно.Звіт. Завдяки їхній інтеграції бізнес мінімізує ручну роботу, уникає проблем на стику систем та значно пришвидшує всі процеси”, — говорить керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін.

Володимир Шалигін

Друга перевага — це сильна підтримка. Відділ турботи “Вчасно” не лише відповідає на запити, а супроводжує клієнта на кожному етапі. Команда допоможе налаштувати усі внутрішні процеси. 

“Крім того, з 2019 року ми системно зростаємо, і сьогодні через Вчасно.EDI працюють уже понад 120 торговельних мереж та 3500+ постачальників. Для нас це найкращий доказ довіри з боку ринку”, — діляться у компанії.

За оцінками “Вчасно”, єдиної офіційної цифри щодо частки EDI в українському ритейлі немає, бо ринок поділений між кількома провайдерами, а частина компаній працює гібридно. “Водночас у мережевому ритейлі EDI фактично вже став стандартом”, — зазначає  керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін

Річ у тім, що ритейл — чи не найкраща сфера для автоматизації. Щодня між мережами та  постачальниками проходять сотні документів. Будь-яка ручна робота у такому потоці швидко призводить до затримок і помилок. Отримувати користь від EDI бізнес починає майже одразу після запуску. 

Цікава статистика від “Вчасно.EDI”. Фото: Retailers

У food сегменті  зазвичай швидший запуск і швидша окупність, бо процеси більш типові й регулярні (часті поставки, стабільні ланцюжки документів). У non-food старт інколи довший через різноманітність процесів/даних та нижчу частоту в частині категорій, але при великих обсягах EDI так само добре масштабується.

Електронні документи залишаються доступними будь-де і будь-коли

Безпека даних — один з головних пріоритетів “Вчасно”. Команда працює з комерційно чутливими документами великої кількості компаній.

“Дані зберігаються на AWS (Amazon Web Services), що забезпечує надійну й масштабовану інфраструктуру із сучасними інструментами захисту. Ми застосовуємо шифрування, контроль доступів, багаторівневу автентифікацію та логування дій, щоб кожна операція була контрольованою і відстежуваною”, — говорить  керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін.

Для юридично значущих документів використовується КЕП. Це гарантує захист від підміни, а регулярні резервні копії дозволяють відновити дані у разі інцидентів. 

Відгук одного з клієнтів "Вчасно.EDI"

В умовах війни ці рішення стають ще важливішими. “Папір і ручні процеси сильно гальмують роботу в критичні моменти”, — констатують у “Вчасно”.

Автоматизація скорочує цикл погодження документів і допомагає зекономити адміністративні витрати. У воєнний час це безпосередньо впливає на швидкість руху товару і грошей у ланцюгу постачання.

Ще один важливий момент для воєнного часу: електронні документи зберігаються надійніше, адже паперові архіви мають ризик втрати або псування через переїзди, пошкодження приміщень чи пожежі. Цифрові документи залишаються доступними з будь-якої локації.

На жаль, повністю офлайн EDI неможливий, адже обмін між компаніями потребує інтернет-зв’язку. Але під час перебоїв “Вчасно” забезпечує доступність сервісів у хмарі AWS з резервуванням і бекапами. 

“Документи можна підготувати заздалегідь, і якщо зв’язок зникає, вони автоматично відправляються після його відновлення. Для інтегрованих клієнтів обмін через ERP працює через черги та повторні спроби”, — пояснює  керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін

EDI зменшує залежність від конкретної програмної системи 

Багато українських компаній досі використовують російське програмне забезпечення. Держспецзв’язку вже внесла 1С та низку конфігурацій BAS (ERP, торгівля, документообіг тощо) до переліку забороненого ПЗ. Це зачепить “ядро” обліку й управління.

“Звісно, бізнес не зупиниться в одну мить. Але компаніям потрібно прискорено переходити на інші програми та дбати про кібербезпеку. Перелік Держспецзв’язку в першу чергу орієнтований на державні установи та об’єкти критичної інфраструктури, і саме для них використання такого ПЗ стає практично несумісним із вимогами комплаєнсу”, — говорять у “Вчасно”.

Для ритейлу та постачальників це означає необхідність провести аудит ІТ-ландшафту, сформувати план заміни систем, запускати альтернативні рішення паралельно, а також планувати додатковий бюджет на інтеграції, адже облік, склад і продажі пов’язані з великою кількістю процесів.

“EDI якраз допомагає зменшити залежність від конкретної ERP. Коли обмін із партнерами стандартизований, перехід на іншу облікову систему відбувається значно менш болісно для всього ланцюга постачання”, — розповідає керівник “Вчасно.EDI”.

Ще одна велика зміна — запуск електронних накладних (е-ТТН) від Мінрозвитку. Він дає ринку швидший і точніший обмін у логістиці. Це означає менше ручної роботи й помилок, прозоріший контроль перевезень, кращу синхронізацію складу, приймання та взаєморозрахунків. Відповідно до дорожньої карти Мінрозвитку е-ТТН планують зробити обов’язковою з 1 січня 2027 року.

“У нас є Вчасно.ТТН — офіційно підключений провайдер. Найближчим часом ми об’єднаємо контури EDI та е-ТТН, щоб документи постачання й логістики були наскрізно інтегровані між двома сервісами без “розривів” у процесі”, — діляться у компанії.

До речі, саме через сервіс Вчасно.ТТН була зареєстрована найперша е-ТТН в Україні у Центральній базі даних (ЦБД).

Бізнес економить 60–80% витрат завдяки EDI

Автоматизація потребує вкладення коштів, проте вони повернуться. Окупність напряму залежить від масштабу документообігу. У ритейлі вона часто вимірюється місяцями, бо ефект від автоматизації видно одразу після запуску.

На ROI найбільше впливають обсяг документів, кількість підключених партнерів, рівень інтеграції з ERP, а також швидкість і якість впровадження.

“Автоматизація може давати 60–80% економії адміністративних витрат і скорочує погодження документів з 2–3 днів до кількох хвилин”, — кажуть у “Вчасно”. Це дозволяє мережам швидше отримувати замовлення, а постачальникам оперативно закривати й швидше отримують оплату за відвантажений товар.

Перехід на електронний документообіг краще починати поетапно, із найбільш критичних процесів. 

“Спершу варто проаналізувати, які бізнес-процеси є ключовими, і узгодити з партнерами, як відбуватиметься обмін документами. Зазвичай стартують із замовлень, підтверджень замовлень, відвантажень і приймання”, — пояснює  керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін.

Керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін

Потім обирають формат запуску: можна швидко почати через веб-кабінет або одразу інтегрувати все з ERP чи обліковою системою для максимальної автоматизації.

Далі запускають пілот і налаштовують систему, проводять тестові обміни, навчають команду і фіксують правила процесу. 

Коли все налагоджено, систему можна сміливо масштабувати: підключати нові документи та залучати решту партнерів.

Що чекає далі

У найближчому майбутньому EDI рухатиметься у чотирьох напрямках.

1. Глибша інтеграція з ERP та обліковими системами, щоб бізнес міг автоматизувати процеси і зменшити ручну роботу.

2. Більше аналітики та AI/ML — контроль якості, обробка даних, підсвітка помилок і прогнозування потреб.

3. Посилення кібербезпеки — шифрування, багаторівнева автентифікація, ширші вимоги до захисту даних.

4. Стандартизація та сумісність між системами й сервісами, щоб компаніям було простіше працювати з різними партнерами та форматами.

Автор: Білан Таїсія